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信息技术在高中学校档案管理中的应用

时间:2017-06-06 15:33来源:www.zglwb.com 作者:zglwb 点击:
【摘要】高中学校档案能够如实记录师生生活与思想状况,对于高中学校的发展有着重要意义。随着信息技术在高中学校档案中的广泛应用,有利于加快档案管理数字化建设,最大限度发挥出档案的服务功能。本文试阐述信息技术在高中学校档案管理中的应用优势,并提

  【摘要】高中学校档案能够如实记录师生生活与思想状况,对于高中学校的发展有着重要意义。随着信息技术在高中学校档案中的广泛应用,有利于加快档案管理数字化建设,最大限度发挥出档案的服务功能。本文试阐述信息技术在高中学校档案管理中的应用优势,并提出了行之有效的建议。

  【关键词】档案管理;信息技术;应用

  高中学校档案记载着学校的发展历程,通过档案能够深入了解师生生活与思想状况,为学校领导决策的制定提供可靠依据。在以往高中学校档案管理工作中,主要采取手工方式,工作效率很低,保密性不强。在高中教育体制深入改革过程中,档案数量与日俱增,传统档案管理方式难以满足实际需要。因此,在高中学校档案管理工作中要重视信息技术的应用,保证档案信息的动态性与完整性,切实提升档案管理工作水平。

  一、信息技术在高中学校档案管理中的应用优势

  (一)档案管理不再费时费力。数据只需一次录入可以多次利用,数据无论从文书管理录入还是从档案管理录入只需录入一次,即可在档案管理内部进行数据共享,提高了工作效率。各种报表可以自动打印,数据录入后不论是文书管理还是档案管理,可以方便地打印出相关的收发文单据、汇总表,可以方便地打印出档案的背脊、封面、案卷目录、文件目录等。自动统计档案信息,档案库中的信息需要统计,并形成报表,这项工作由计算机处理,可以极大地提高管理人员的效率。

  (二)档案查询更为方便。提供多种查询手段,档案管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式,在档案库中检索出需要的档案信息。提供网上查询手段,学校内部的教职员工,可以根据档案管理权限从网上自行查询档案信息,极大地减轻了教职员工的负担。

  (三)档案的查供阅工作更加可控。传统的档案查借阅以手工为主,费时费力、容易出错。档案管理实行信息化后,档案的查借阅采用计算机管理,操作方便,同时可以自动产生催还记录,对过期不还的借阅者进行有效地催还。

  二、信息技术在高中学校档案管理中的应用建议

  (一)切实转变档案管理理念。当前,数字信息技术已经渗透到我国生活的各个方面,在人们的日常生活与工作中,数字化信息技术得到了广泛应用,随着网络技术的飞速发展,极大地推进了信息化建设的进程。现阶段计算机已经非常普及,人们逐步提升了数字化的信息处理能力。对此,高中学校档案管理人员应尽快转变观念,在档案管理工作中充分利用信息技术,增强档案管理信息化意识,以此进一步加快学校档案管理信息化建设。

  (二)进一步增加资金投入。要重视高中学校档案管理工作,投入更多的资金,及时购进软硬件设备,特别是要加快学校档案管理数据库和信息共享平台的建设。此外,要不断完善数据传递系统和信息共享平台,确保学校档案管理信息可以顺利传递,实现信息的共享。要充分发挥软硬件设备的作用,强化档案管理工作的个性化服务,即在挖掘数据的过程中,将数据处理的智能化体现出来,如关联资源的挖掘,这是个性化服务的重要内容。同时在网络电子档案的智能化调取过程中,充分体现个性化服务。通过加大资金投入,更新档案管理设备,能够让档案存储方式更加多元化,如文字、图片、声音、影像等。

  (三)构建云计算信息处理平台。云技术为一种具备大量并能够扩充的和IT相关能力的技术,在信息技术的支持下,能够为用户提供优质服务。云技术主要由云计算、云服务构成,其中云计算侧重于IT方面,利用自动化与虚拟化技术,创造更多计算机运算资源,而云服务通过对虚拟形式的运用,将运算、存储、宽带等信息技术以服务的形式,在网络环境中为用户提供。基于云计算的区域范围内信息资源共享的云服务管理,应围绕基础设施和基础平台进行建设,让本地信息资源建设更加规范,通过对各平台的交互使用,真正实现资源的共享。高中学校要从档案管理工作重点出发,在学校公共云中上传重要档案或有较高保密级的档案,从而让档案得到妥善保存,加强对档案的管理。

  (四)提升档案管理人员的素质。在信息化档案管理工作发展过程中,只有提升档案管理工作者能力,才能实现高中学校档案信息化管理工作的质量与效率,并确保档案资料的安全。所以,档案管理人员要加强学习,掌握更多丰富的理论知识,并熟练运用计算机网络技术,以此推动高中学校档案工作数字化的建设。此外,还应进一步完善后期培训制度,加大对档案管理人员的教育力度,帮助他们提升专业技术能力,确保满足信息化时代下学校档案管理工作的需要,提升档案管理工作效率,发挥档案服务教育教学的作用。

  三、结语

  总之,在网络计算机技术不断革新的过程中,带动了平台数据处理技术的发展,社会各界通过对信息技术的运用,实现了工作效率与质量的提升。通过对这个平台的利用,能够将更多信息化建设资料提供给人们,加快推进我国信息化建设进程。因此,如何做好数据处理是高中学校档案的重要工作内容,要充分发挥出信息技术的作用,妥善保存档案资料,提升档案管理工作水平。

  【参考文献】

  [1]韩凌.信息技术在学校档案管理中的集成应用[J].黑龙江档案,2015(02):56.

  [2]彭艳.学校档案管理中信息技术的有效性分析[J].人力资源管理,2014(07):281.


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