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信息化环境下OA电子文件归档管理探析

时间:2017-12-07 13:08来源:www.zglwb.com 作者:zglwb 点击:
【摘要】在互联网+成为当下时代发展的高频词汇之后,OA系统在事业单位公文处理运用中更加广泛成为必然趋势,OA电子文件归档管理的完善对事业单位更是提出了新的要求,这也是信息化的今天事业单位办公室业务管理需要完善的重要任务。 【关键词】信息化;OA电

  【摘要】在“互联网+”成为当下时代发展的高频词汇之后,OA系统在事业单位公文处理运用中更加广泛成为必然趋势,OA电子文件归档管理的完善对事业单位更是提出了新的要求,这也是信息化的今天事业单位办公室业务管理需要完善的重要任务。

  【关键词】信息化;OA电子文件;归档管理

  一、OA系统中电子文件的发展

  在计算机技术的发展驱使下,国内事业单位的日常管理借助于计算机设备的相关系统来提升日常办公的效率。经过几年的推广运用,OA系统的便捷性、安全性、可靠性使人们不断加深了其重要意义和深远影响的认识。

  随着信息化时代的高速发展,事业单位对于电子文件的管理要求不断提高,OA系统逐渐成为事业单位公文处理的主要载体。由于技术的不断革新,导致电子文件归档管理也逐渐暴露了其不足的特点。因此,OA电子文件归档管理需要紧跟时代发展,使其更加科学、规范、安全。

  二、OA系统中电子文件的特征

  (一)连贯性。电子文件种类繁多,而一份公文的形成需要经过核稿、会签、签发、正式成文至归档,是一项多方参与的连续性工作,中间脱离了任何一个环节,将会直接导致档案管理的不完整。

  (二)可塑性。每个OA系统中的电子文件从开始拟写到正式制发前,参与会签的职能部门在各自的职能范围按照规定对其进行修改,使其具有很强的可塑性。

  (三)依赖性。OA系统中电子文件在生成的整个过程都与计算机和OA系统软件紧密相连,即使是归档之后,仍然需要通过计算机、OA系统或档案管理系统来调阅,离开了计算机和相应的应用软件,电子文件就无法产生、传递、识别。

  (四)共享性。OA系统中电子文件归档后,拥有权限的人员都可通过授权对其进行调阅,不再需要纸质的传递来实现文档信息的共享性。

  三、OA电子文件归档管理现状

  (一)归档文件易被修改、遗失。电子文件因具有其特有的可塑性,在各个环节都容易发生编辑、修改,使其原有的真实性、原始性难以得到保证。电子文件的撰写到归档的各个环节管理都容易出现偏差,有的是职责没有明确,他们认为归档管理工作应该是公文处理部门比如办公室专项负责,有些工作人员因缺乏重视而认为没必要归档或是没必要重视归档管理这项工作,各种情况都直接导致了电子文件的归档工作不够规范、科学。

  (二)档案管理系统和OA系统不兼容。OA系统仅仅是计算机软件上的配置构成,其必须要符合计算机硬件设备的要求才能发挥操作性能。档案管理系统和OA系统的不兼容表现在以下两个方面。首先,硬件上,计算机或者其它设备不能达到OA系统运行的正常需求,从而无法实现OA系统的正常运行。其次,软件上,档案管理系统不能够与OA系统兼容,而且二者分属不同的部门正常归档工作复杂化,而各类软件安装使用不到位也阻碍了系统功能的发挥。

  (三)缺乏健全的归档管理制度。虽然国家已经颁布了相关的制度规范,但目前还是没有完全建立规范、完善的管理制度,各单位情况又不尽相同,由于缺乏具体的归档管理制度,归档职责、归档时间、归档程序等得不到明确规定,使得归档管理工作比较混乱,具有较大的随意性,进一步影响到归档信息完整性和准确性都难以得到有效保障,严重影响了OA电子文件的再次利用。

  (四)归档信息的安全意识不足。随着网络开放性的不断增强,归档信息也更易受到攻击、破坏,信息系统容易受到个别硬件或软件的问题而导致归档信息的遗失或是损坏,由于电子文件自身的特征,人为疏忽或是被恶意的篡改、窃取也不易察觉和及时地修正。

  四、OA电子文件归档管理探析

  (一)明确归档管理人员的责任。OA电子文件不仅有着便捷、共享性等各种优势,同时也因为其易修改、易丢失等特点需要工作人员引起高度的重视。首先,要认识到电子文件归档工作对于单位常规工作正常运行的重要意义。其次,工作人员要认识到自身工作的重要意义,做好档案工作不单是档案人员的基本职责和任务,也是档案管理工作人员实现自身价值的根本途径和方法。

  (二)完善归档工作队伍管理机制。首先,因为档案人员要更为熟悉档案工作,所以要建立以档案人员为主的工作队伍,并吸收一些具有责任心强、素质过硬的专业人才,以实现归档工作的顺利进行。其次,不断加强档案管理工作队伍的专业培训,在掌握专业的知识技能基础上,加强信息化技术的学习,才能适应新时代的岗位要求。最后,塑造以人为本的管理机制,使得繁琐性的档案管理工作者能够时刻保持工作激情。

  (三)完善现有的归档管理制度。根据国家的相关规定,并结合自身的情况完善归档管理制度,进一步明确档案管理科学标准。需要根据电子文档独有的特性来制定科学、可行的管理标准,包括登记、命名、归档、鉴定、收集、防护、安全等等标准,标准的设定可以参考传统的管理标准,更要考虑标准的前瞻性。目前,本单位已设立的制度有《档案分类方案》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》《电子文件归档和管理办法》。实践证明,能很好的满足OA电子文件归档管理的建设。

  (四)完善电子档案信息安全机制。为确保电子档案信息的安全,势必要明确电子档案信息安全的重要组成因素,它包括了基础设施的保障、组织管理机制的保障、安全技术的保障、灾难恢复机制的保障和法制标准的保障。必然将从以上五个方面去落实完善,以此为抓手从而建立相对应的保障机制。才能更好地消除各种因素对电子档案的安全隐患。例如本单位借鉴OA的安全保障方式运用CA认证技术确保电子档案的信息安全,取得了明显的效果。

  【参考文献】

  [1]OA电子文件归档管理分析.百度文库:http://www.baidu.com/link?url,2014年4月12日.

  [2]艾国生,王成义.网络化档案管理信息系统的运行模式[J].兰台世界,2013(08):21—23.


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