财会档案检索工具编制方法探讨

　　摘要：

　　财会档案主要包含会计账簿、财务报表和工资名册等多项财务管理文件，财会档案的专业性较强，主要应用到会计专业和档案管理专业的知识，一般情况下，财会管理部门很少有员工能够掌握两个学科专业知识，这增加了档案管理工作的难度。因为财会部门员工的不专业，财会档案的分类也并不是很吻合实际需要。为此，对财会档案检索工具编制方法进行了分析，并提出了几项常用编制方法。

　　关键词：

　　财会档案；专业；检索工具；编制

　　中图分类号：

　　F23

　　文献标识码：A

　　文章编号：1672-3198（2014）18-0126-01

　　财会档案记录了企业、机关等单位的一系列经济活动。若要实现财会档案的有效应用，必须能够及时按照要求获取相应档案信息。目前，我国大部分单位都存在档案检索困难问题，造成这种局面的原因就是在制定财会档案检索工具体系时，没有采取合理的分类标准。要做好信息检索工作，必须根据管理人员的实际工作需要，科学规划利用多种检索工具，提高检索成功率和检索效率。

　　1 档案检索工具的基本功能和作用

　　在财会档案管理中，我们经常用的档案检索工具主要应用于查找、报道档案资料。根据财会档案自身信息的特点，以及人们对财会档案的常规需求，可以制定不同的检索工具。

　　1.1 功能

　　（1）存储信息。档案检索工具可以记录案卷和文件的内容特征与外形，并采用一定的归档方法把这些信息进行合理的划分、排列。

　　（2）查找信息。当有人需要调用档案信息时，根据查找条件，在已经归类的档案信息中查询相关信息，通过逐级细化，最后确定要找的档案。存储档案信息就是为了方便以后的查找，查找信息是对已存档信息的有效利用。

　　1.2 作用

　　（1）桥梁。

　　财会档案馆存储的档案信息数量多，复杂度高，而人们对档案信息的需求也越来越多，这两方面问题都加剧了供求矛盾。要解决这一矛盾，就需要一条纽带连接供与求，使用户需求快速得到满足，从而使财会档案的利用率得到提高。

　　（2）查找。

　　身处信息时代，各单位都注意对信息的采集，目前，财会档案信息在数量上来说远远超过以前，要在繁杂的档案信息中快速提取用户需要的信息，必须借助检索工具，检索工具为用户提供一条直接通往档案信息的捷径。

　　（3）管理。

　　要开展财务档案业务工作，就必须使用检索工具。使用档案检索工具，方可使员工快速了解档案性质和档案主要内容，对提高工作效率，方便非会计、档案管理专业工作人员工作有重要意义。

　　2 财会档案检索工具种类和编制方法

　　2.1 常见检索工具

　　要科学合理的管理好财会档案，可能要应用到多种检索工具。选择合适的检索工具，必须考虑到财会档案性质，用户需求特征，以及长期的档案管理经验。以下就是几种常见的检索工具：

　　（1）按照编制方法划分检索工具类型。

　　第一，目录。规划档案时，把拥有相同性质的档案划分为一类，并按一定次序排列，生成检索工具。

　　第二，索引。记录财会档案的档号、存储位置和主要内容，并把这些信息按相应的规则进行排列。

　　第三，指南。指南其实是介绍档案信息的书面资料，或者查询档案的工具书。它是对档案信息的综合概括。

　　（2）按照检索范围划分检索工具类型。

　　第一，一个全宗。介绍与检索对象是全宗的某一部分档案或全宗档案。

　　第二，若干全宗。介绍与检索对象是某一个档案室或多个档案室的档案信息。

　　第三，专题。介绍与检索对象为与某一专题有关的档案信息。

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